Kirjanpitäjän käytännön vinkit kassanhallintaan

Jokaisen tavallisen yrittäjän päässä pyörii alati kuumottavat kysymykset:
Miten saan kassaan rahaa?
Miten saan rahat riittämään?

Tärkeintä on tietenkin saada mahdollisimman paljon puhdasta lisämyyntiä, mutta sen lisäksi on tukku konsteja, joiden avulla kassan saa hallintaan.
Tässäpä eväspakkaus aiheen tiimoilta. :)

Yrityksesi herkin talouden mittari on yrityksesi pankkitilin saldo eli kassa eli käyttöpääoma.

Kassakriiisi voi yllättää isoakin liikevaihtoa pyörittävän yrityksen, jos myynnit eivät kotiudu pankkitilille toivottuun tahtiin.

Miksi on tärkeää, että kassa eli pankkitili voi hyvin? Siksi, koska tilillä oleva raha on yhtä kuin yrityksesi pelimerkit.
Riihikuivaa rahaa tarvitaan varsinkin, jos ostot, palkat ja kiinteät kulut säännöllisiä ja sitähän ne tuppaavat pääosin olemaan.
Jos kassassa ei ole rahaa, saatat joutua maksuvaikeuksiin  kiinteiden kulujen suhteen.
Toisaalta, projektiluontoisissa bisneksissä, esimerkiksi rakennusalalla, isommat kaupat saattavat pahimmassa tapauksessa jäädä tekemättä, jos käyttöpääomaa eli rahaa pankkitilillä ei ole palkkoihin ja materiaaleihin.

Kirjanpitäjän vinkit käytännön vinkit kassanhallintaan ja ennakointiin:

1. Laskuta heti. 
Kassan hallinnassa avainasemassa on nopea laskutus. Käytä tarvittaessa ennakkolaskutusta. Eli laita ensimmäinen erä laskusta maksettavaksi jo sopimuksen allekirjoituksesta tai varauksen tekemisestä, toisen erän eräpäivä voisi olla puolessa välissä. ja loput homman ollessa valmis.
Tai laskuta koko summa etukäteen. Tai laita lyhyet maksuajat.
Näin yhtiöllä on kassassa rahaa. Jos laskutus laahaa perässä, niin se on erittäin huono homma se.

2. Muista periä laskut. 
Mahdollisia saatavia kannattaa periä nopeasti. Käytä tarvittaessa tässä kumppania.

3. Älä osta kassaasi tyhjäksi. 
Suojele kassaa. Mieluummin kannattaa pitää ylisuurta kassaa kuin liian pientä. Kassassa oleva raha on yhtä kuin yrityksen pelimerkit.
Henkisenä ohjenuorana kannattaa pitää myös, että pyrkii välttelemään huvikseen ostelua ja miettii aina ostot sitä taustaa vasten, miten niiden avulla saa yritystoimintaa joko kasvatettua tai tehtyä kannattavammaksi.

4. Neuvottele yrityksellesi pitkät maksuajat ja käytä osamaksua, jos mahdollista.
Eli, pidä kiinni pelimerkeistä eli rahasta mahdollisimman pitkään. Osamaksulla ja maksuajalla joudut toki lopulta maksamaan velvoitteesi, mutta kassan ja yrityksesi maksukyvyn kannalta pitkät maksuajat puoltavat paikkaansa. Edulliset leasing-sopimukset kannattaa hyödyntää myös, varsinkin nyt kun rahan hinta on halpa, niin liisaukset ovat edullisempia kuin koskaan. Mutta muista asianmukainen piheys silti. 😉

5. Älä osta turhaan liian isoa varastoa. 
Varastossa raha on kiinni, eikä suinkaan kassassasi, ja kaiken kukkuraksi varastointi on kallista puuhaa. Yritä pitää varasto niin pienenä kuin mahdollista ja saada siihen nopea kierto.

6. Laske, kuinka kannattavia investoinnit ovat.
Jos ostat jäätelökoneen, laske kuinka monta jäätelö Sinun täytyy myydä ennen kuin olet omillasi.
Joskus joku on luullut, että viisas taloudenpito vaatii monimutkaisia laskelmia. Kuinka väärässä hän onkaan ollut. Yhteen- ja vähennyslaskut ovat yrittäjän tärkeimmät laskutoimitukset ja ne yleensä riittävät. Summamutikassa toimiminen ei riitä.
Usein investoinnit kannattaa usein tehdä lainarahalla tai liisingillä, kuten aikaisemmin jo mainittiin.  

7. Kassasta voi pitää huolta myös lainarahalla. 
Jos on isoja diilejä kiikarissa, kannattaa pankinjohtajan juttusille mennä ajoissa. Mahdollista lainaa kannattaa hakea ajoissa eli siinä vaiheessa, kun yrityksen talousluvut ovat vielä kunnossa. Jos pankkitili jo ammottaa tyhjyyttään ja liiketoiminnalla on tehty jo persnettoa, niin lainaa on hankalampi saada.

8. Myy laskusi eli käytä laskurahoitusta eli factoring-rahoitusta. 
Factoringissa rahoittaja ostaa yrityksen laskut eli myyntisaamiset. Näin yritys saa rahan kassaan heti. Factoring-rahoituksessa rahoittaja haluaa tietysti oman siivunsa eli sille pitää maksaa palkkio.

9. Taloushallinnon puolelta saa myös apua kassanhallintaan. 
Kassavirtaennuste kannattaa laatia, jotta tietää mihin rahaa on menossa ja milloin sitä on tulossa. Kassavirtaennusteen tekemisessä auttaa oma kirjanpitäjäsi. Esimerkiksi Procountor on soiva peli tässä kohtaa. Arkinen maksuvalmiuden seuranta sujuu näppärästi Procountorilla etusivun ”kassan ja reskontran” -seurannan avulla, tätä seurantaa ja laskujen maksamista kannattaa tehdä ainakin viikoittain.

10. Varaudu alveihin ja ennakkoveroihin.
On hyvä homma, että joudut maksamaan alveja ja ennakkoveroja eli yhteisöveroja. Se kertoo siitä, että olet myynyt enemmän kuin ostanut ja se on juuri bisneksen tekemisen pointti.
Arvonlisäveron merkitys yrityksen rahavaroissa korostuu etenkin silloin, kun yritys on palvelualalla ja sillä on vain vähän omia hankintoja.
Eli jos ei ole omia hankintoja, niin ei tule alv-vähennyksiä.
Jos arvonlisäveron ilmoittaa vain vuosittain, siitä saattaa kertyä velaksi erittäin merkittävä summa. Eli pienemmisäkin yrityksissä vähintä neljännesvuosittainen kirjanpito helpottaa kassanhallintaa.
Toiminimiyrittäjä on ehkäpä vielä suuremmassa vaarassa alv- ja ennakkoveroyllätysten suhteen, koska toiminimiyrittäjä nostaa rahaa tililtä yksityisottoina.  Siinä rytäkässä saattaa tulla nostaneeksi alvit ja muut rahat, joiden oikea osoite on verottaja.
Nostoista ei makseta veroja erikseen, vaan ne tilitetään koko vuoden tienesteistä ennakkoveroina. Ennakkoverojen osalta taas parasta on, kun niitä maksaa mahdollisimman oikein tuloksen mukaan.

11. Tee karkea määritelmä, minkä verran yhtiösi tilillä on syytä olla rahaa.
Eli laske puskurirahaston suuruudeksi kiinteät kulut muutama kuukausi eteenpäin plus palkka, jonka tarvitset yrityksestä. Puskuri ei tietenkään ole mikään lopullinen ratkaisu, vaan toki sitä aitoa tulovirtaa täytyy olla.

12. Teetä yrityksesi kirjanpito kuukausittain tai ainakin vähintään neljännesvuosittain.
Näin tiedät paremmin, missä mennään. Jos olet alvin osalta vain vuosi-ilmoittaja ja palvelualalla, voit olla äkkipäätä tilanteessa, jossa alvisumma on suuri.
Kannattaa myös sopia kirjanpitäjän kanssa, että hän tarkistaa ennakkoverojen ajantasaisuuden. Niitä ei kannata maksaa liikaa, koska ne rasittavat kassaa. Toisaalta sekään ei ole hyvä, että ennakkoveroja jää maksamatta ja verottaja yllättää sitten miinusmerkkisellä jättipotilla.

13. Jos olet toiminimiyrittäjä, laita toiminimelle oma tili.
Omat ja yrityksen rahat pysyvät parhaiten erillään, kun yrityksellä on oma tili. Suurin osa pankeista nykyään vaatiikin, että yritystoimintaa ei saa pyörittää yksityistilin kautta. Lisäksi  monet tilitoimistot eivät suostu ottamaan asiakkaaksi, jos yrityksellä ei ole yritystiliä.

Yrittäjä, jos tarvitset konkreettisia neuvoja juuri Sinun yrityksesi kassanhallintaan, ota yhteyttä omaan kirjanpitäjääsi.