Rakennusala on tilitoimiston näkökulmasta erityisala, joka vaatii oman erikoisosaamisensa. Rakennusalan yrittäjälle on elintärkeää, että tilitoimisto ja oma kirjanpitäjä pystyvät paitsi tekemään oikean ja virheettömän kirjanpidon, myös neuvomaan rakennusalan yrittäjää mahdollisimman selkeästi ja monipuolisesti liiketoiminnassa, jotta turhilta karikoilta vältytään ja yritys saadaan parhaaseen kukoistukseensa. Keräsimme alle tilitoimisto Mandaatin rakennusalan kirjanpitäjien tärkeät neuvot yrittäjälle.
1. Mihin rakennusalan yrittäjien kannattaa kiinnittää huomiota talouden näkökulmasta?
- Pankkitilillä pitää olla rahaa eli kassapuskurin pitää olla riittävän suuri. Tämä on erittäin tärkeä asia!
- Riihikuivaa rahaa tarvitaan, koska hankinnat ovat isoja. Isommat kaupat saattavat pahimmassa tapauksessa jäädä tekemättä, jos käyttöpääomaa eli rahaa pankkitilillä palkkoihin ja materiaaleihin ei ole. Rakennusalalla materiaalit ja palkkakustannukset kovia ja rahaa saadaan monesti vasta jopa kuukausien viiveellä. Projektit ovat usein pitkäkestoisia ja isot toimijat saattavat sanella pitkät maksuajat, joten kassan täytyy olla kunnossa. Mutta alla on toki jo ohjeita, mmillä konsteilla rahan kotiuttamista asiakkaalta voi kiirehtiä.
2. Rakennusalan menot ja tulot ovat usein isoja. Miten yrittäjä saa hallittua kassaa siten, että siellä on riittävästi rahaa? Onko kirjanpitäjällä tähän konkreettisia vinkkejä?
- Kassan hallinnassa avainasemassa on nopea laskutus. Eli laskuta asiakasta heti, mieluiten ensimmäinen erä laskusta voisi tulla jo urakkasopimuksen allekirjoituksesta, toinen puolessa välissä ja loput, kun homma on valmis. Näin yhtiöllä on kassassa rahaa. Jos laskutus laahaa perässä, niin se on erittäin huono homma se.
- Kassan hallinnassa on tärkeää myös se, että rakennusyrittäjä itse yrittää sopia mahdollisimman pitkiä maksuaikoja ostoihinsa. Rakennusalan yrittäjä: Älä osta kassaasi tyhjäksi. Suojele kassaa.
Mieluummin kannattaa pitää ylisuurta kassaa kuin liian pientä. Kassassa oleva raha on yhtä kuin yrityksen pelimerkit. Rahaa pitää olla nyt, jotta voi nyt ostaa materiaaleja, maksaa palkat ja muut kulut. Toiminta pahimmassa tapauksessa tyssää, jos rahaa on tulossa pitkällä viiveellä, vaikka yhtiö tarvitsee sitä heti. - Kassasta voi pitää huolta myös lainarahalla. Jos on isoja diilejä kiikarissa, kannattaa pankinjohtajan juttusille mennä ajoissa. Mahdollista lainaa kannattaa hakea ajoissa eli siinä vaiheessa, kun yrityksen talousluvut ovat vielä kunnossa. Jos pankkitili jo ammottaa tyhjyyttään ja liiketoiminnalla on tehty jo persnettoa, niin lainaa on hankalampi saada.
- Yksittäiset työmaat pitää budjetoida ja jälkilaskentaa ei saa unohtaa.
- Hyvä kirjanpitäjä hoksauttaa ja opastaa kädestä pitäen rakennusalan yrittäjää kassan hoidossa.
- Taloushallinnon puolelta saa myös apua kassanhallintaan. Kassavirtaennuste kannattaa laatia, jotta tietää mihin rahaa on menossa ja milloin sitä on tulossa. Kassavirtaennusteen tekemisessä auttaa oma kirjanpitäjäsi.
- Hyvä kirjanpitäjä hoksauttaa ja opastaa kädestä pitäen rakennusalan yrittäjää kassan hoidossa.
3. Miten yrittäjän kannattaa harjoittaa talouden seurantaa? Tässä myös erittäin konkreettiset neuvot olisivat hyviä?
Pankkitilin saldo on herkin signaali. Jos saldo hupenee, olisi syytä reagoida välittömästi tai vähintään ymmärtää mistä näin johtuu.
Arkinen maksuvalmiuden seuranta sujuu näppärästi Procountorilla etusivun ”kassan ja reskontran” -seurannan avulla, tätä seurantaa ja laskujen maksamista kannattaa tehdä ainakin viikoittain.
Työmaakohtaiset kulut olisi hyvä korvamerkitä kirjanpitoa varten. Seuraa itse tai sovi kirjanpitäjäsi kanssa projektiseurannasta. Näin pysyt kärryllä, mihin rahaa uppoaa tai jos jokin työmaa jää tappiolle.
4. Mitkä asiat ovat rakennusalan yleisimpiä kompastuskiviä?
- Kassasta olikin jo puhetta eli kompastuskiveksi voi muodostua se, että kassapuskuri liian pieni.
- Myöskään budjettia tai tarjouslaskentaa ei kannata tehdä liian optimistisella otteella. Ongelmia tulee, jos yleiskuluja eli esimerkiksi markkinointikuluja, autokuluja, toimistokuluja ynnä muita kuluja ei ole huomioitu tarjouslaskennassa tai niiden määrä on laskettu liian pieneksi. Kompastusta aiheuttaa myös se, että kulujen nousua ei huomioida heti tarjouslaskennassa. Jos kulujen nousua ei ole huomioitu, se syö katetta.
- Tarjouslaskentaan saa tärkeää oppia jälkilaskennalla. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että valmistuneiden urakoiden kirjanpito käydään läpi. Silloin nähdään esimerkiksi se, mitä kulueriä ei mahdollisesti huomioitu lainkaan tarjouslaskennassa tai mitkä kuluerät ylittyivät ja miksi.
- Kompurointia voi aiheuttaa myös asiakas, jolla on kassatilanne kriittinen eli hänellä ei ole varaa maksaa laskua. Eli omien yhteistyökumppaneiden taloustiedoista pitää olla riittävästi selvillä.
- Jos tulee luottotappiota, voi pahimmassa tapauksessa käydä itsellekin köpelösti.
- Asiakkaat kannattaa valikoida niin, ettei ole yhdestäkään liiaksi taloudellisesti riippuvainen. Pienempi riski on, jos on useampi pienempi asiakas kuin yksi ja ainoa suuri.
- Yksi iso rakennusalan haaste on myös se, että hyviä työntekijöitä ei ole helppo löytää. Kannattaa toimia niin, että urakka ei saa kaatua siihen jos esimerkiksi johtava kirvesmies sairastuu tai loukkaantuu. Tärkeää on huomioida myös se, että rakennusalan palkkakustannukset ovat suuria.
- Haasteita voi aiheuttaa myös rakennusalan kirjanpito. Rakennusalan arvonlisäverokäytännöt poikkeavat muista toimialoista. Jos niitä ei ole hoitamassa asiantunteva tilitoimisto saattaa isojakin summia alv-saamisia jäädä hakematta, ja/tai verotarkastuksessa esille nousevat virheet saattavat tulla kalliiksi.
5. Rakennusalan yrittäjät seuraavat toisten rakennusyrittäjien tilinpäätöstietoja, koska kauppasummat ovat usein isoja. Miten saadaan varmistettua, että tuloslaskelma ja tase näyttävät mahdollisimman hyviltä? Kivannäköiset taseet ja tuloslaskelmat on tietysti myös rahoittajia varten. Mutta miten neuvot tässä varautumisessa rakennusalan yrittäjää?
- Tulos ja tase näyttävät hyvältä silloin kun yrityksellä pyyhkii hyvin. Eli heti kun huomataan notkahdusta alaspäin on reagoitava tai kate jää liian pieneksi on reagoitava. Yhtiötä ei saa päästää huonoon jamaan.
- Jos urakat ovat pitkäkestoisia kannattaa ne osatulouttaa eli ottaa asiakkaalta maksu useammassa erässä eli tästä asiasta oli jo aikasemmin puhetta. Käytännössä se tarkoittaa sitä, kuten edellä tuli jo ilmi, että asiakas maksaa urakasta useammassa erässä projektin ollessa valmistusvaiheessa, eikä vaikkapa vasta sitten, kun urakka on kokonaisuudessaan valmis. Tällä tavoin osatulouttamalla tulosta kertyy tasaisemmin tilikaudesta toiseen mikä on hyvä signaali rahoittajien suuntaan.
- Jos osatuloutusta tehdään kuukausittain tulee samalla seurattua myös projektin kannattavuutta, ja tällöin ehditään reagoida ajoissa jos projektin tulos ei vastaakaan suunnitelmia.
- Taseesta lyhyt yleiskuvaus tässä: https://mandaatti.fi/tase-mika-se-on/ ja tuloslaskelmasta tässä: https://mandaatti.fi/tuloslaskelma/
6. Mitä haluaisit vielä kertoa rakennusalan yrittäjälle?
- Budjetoi ja seuraa.
- Arvioi kulut yläkanttiin, tulot alakanttiin.
- Hyvän rakennusalaa osaavan tilintoimiston valinta on kaiken a ja o. Esimerkiksi arvonlisäverotuksen kanssa voi tulla ongelmia mikäli asioita ei hoideta oikein. Lisäksi keskustelu tilitoimiston ja yrittäjän välillä on elintärkeää.
- Jos et itse ehdi tekemään laskelmia, pyydä kirjanpitäjä avuksi. Parhaimmillaan yrittäjän huoleksi jää vain laskujen merkitseminen oikealle projektille ja kirjanpitäjä tekee seurannan puolestasi.
- Yrityksen toiminnassa voi tulla sellaisia liikkuja, jotka vaikuttavat etenkin rakennusalalla alv-käsittelyyn, joten jos kirjanpitäjä ei ole kartalla voi rahallinen vahinko olla mittava.
- Yhtiömuodon valintaan kannattaa myös kiinnittää huomiota. Rakennusalalla liikkuu isot rahat, joten riskitkin ovat suuria. Oy:llä saa paremmin suojattua henkilökohtaisen omaisuuden, ellei sitten alkuvaiheessa joka tapauksessa joudu laittamaan omaisuuttaan Oy:n lainojen vakuudeksi.
- Keskustele, kysy ja kyseenalaista. Kirjanpitäjäsi ei voi tietää kaikkea, mitä aiot tehdä tai olet tekemässä. Muista myös, että kirjanpitäjäsi katsoo yhtiösi toimintaa taloudellisesta näkökulmasta.
To 21.11. klo 14.40-15.30 on Mandaatin järjestämä maksuton seminaari rakennusalan yrittäjille.
Ilmoittaudu tästä: https://mandaatti.fi/webinaari-rakennusala/
Jos kaipaat yrityksellesi tilitoimistoa, jolla on vankka rakennusalan osaaminen, ota yhteyttä Tilitoimisto Mandaattiin.
p. 040 7281731, markkinointipäällikkö, VTM Karoliina Ahola