Yrityksen johtamisen kovaa ydintä on talousjohtaminen. Sitä hommaa voikin tehdä monella systeemillä. Vanhan viisauden mukaan yrityksen tärkein talousluku on pankkitilin saldo ja kyllähän tuossa viisaudessa on vinha kärki.
Tässä tekstissä käsitellään sitä, miten pankkitilin saldoa sekä kaikkia siihen välittömästi ja välillisesti vaikuttavia lukuja voidaan optimoida laadukkailla ja toistuvilla prosesseilla.
Talousjohtamisen rytmittäminen säännöllisesti toistettavien toimintojen perusteella
Toistettavilla toimenpiteillä eli prosesseilla tarkoitetaan sitä, että ennalta määritetyt toimenpiteet hoidetaan säännöllisesti ja sovitusti – toistuvasti samalla kaavalla. Tämä on niin simppeliä, että se on helpommin tehty kuin sanottu.
Sitten suunnitelmat onkin vietävä käytännön toteutukseksi.
Suunnittelu ja ideointi on aina hauskaa, mutta on syytä muistaa, että pelkkä prosessien suunnittelu ei tuo tuloksia, vaan tärkeä osa johtamista on prosessien toteuttamisen aktiivinen johtaminen ja seuranta.
Talousjohtamisen osalta puutteellisesti käytäntöön pantavat prosessit näkyvät esimerkiksi siten, että yritys luo uudelle tilikaudelle tulosbudjetin, joka hyvässä lykyssä jopa käydään lävitse johtoryhmässä.
Sitten käykin köpelösti: Muutaman kuukauden kuluttua budjetti on unohtunut pöytälaatikkoon ja se otetaan esiin vasta vuoden päästä uuden budjetin luomisen yhteydessä.
Budjetin happaneminen pöytälaatikkoon on konkreettinen esimerkki siitä, ettei yrityksellä ole vakiintunutta prosessia budjetin seurannalle. Asia on korjattavissa sillä, että kuukausittain kirjanpitoaineiston valmistuttua budjettia verrataan toteutuneeseen tuloslaskelmaan ja päivitetään tarpeen mukaan.
Tässä pitää vielä muistuttaa sähköisistä taloushallintojärjestelmistä eli niihin saa budjetin kyytiin ja parhaassa tapauksessa seuranta on kuin ihana uni.
Mitä pienyritys voi oppia suuremmiltaan talousjohtamisen käytänteistä?
Suuremmissa yrityksissä talouden johtamisen toimintamenetelmät on usein selkeät ja vakiintuneet. Esimerkiksi kuukausittain johtoryhmä voi käydä läpi taloushallinnon osalta seuraavia asioita:
- Menneen kuukauden tulos (ja mieluummin vaikka tuloslaskelma) suhteessa edellisen vuoden vastaavaan ajankohtaan
- Menneen kuukauden tulos suhteessa aiemmin tehtyihin ennusteisiin
- Jäljellä olevan tilikauden ennuste
- Kassavirtaennuste
- Arvioidaan millainen vaikutus johtoryhmän tekemillä suunnitelmilla on talouslukuihin
- Lähitulevaisuuden haistelu eli arvioidaan, miten yleinen taloustilanne, yhteiskunnalliset trendit ja tekijät (esim. korona) ja muut näköpiirissä olevat ulkopuoliset tekijät vaikuttavat yrityksen talouslukuihin
- Mietitään miten tulevat toimenpiteet rahoitetaan
Talouden johtamisen prosessit on syytä rakentaa siten, että yritysjohdolla on jatkuvasti selkeä kuva yrityksen talouden tilanteesta. Yritysjohdolla tulee myös olla pääsy tietoon, jota tarvitaan päätöksenteon tueksi.
Suurissa yrityksissä päätöksenteon tueksi tietoa tarvitaan paljon enemmän kuin pienyrityksessä ja pelkästään tiedon analysointiin on käytettävissä merkittävästi suuremmat resurssit.
Vaikka pienyrityksen päätöksenteko on suoraviivaisempaa ja tarvittavan tiedon määrä on vähäisempää, on hyvä miettiä millä säännöllisesti toistettavilla toimenpiteillä yritys voi tehostaa talouden johtamista.
Yllä mainituista ainakin ensimmäinen ja viimeinen kohta eli menneen kuukauden tulos ja tuloslaskelma sekä lähitulevaisuuden haistelu ovat myös aloittelevalle yrittäjälle relevantteja perehtymiskohteita.
Sovi pelisäännöt kirjanpitäjän kanssa
Vaikka elämme sähköisen taloushallinnon aikakautta ja tieto yrityksen talouden tilasta olisi mahdollista saada lähes reaaliaikaisena, monesti yritysjohto joutuu elämään puutteellisen tiedon varassa. Esimerkiksi kirjanpitäjän kanssa on syytä sopia sellaisista toimintatavoista, joilla tarvittava tieto saadaan, kun siitä on hyötyä.
Nykyiset kirjanpitojärjestelmät mahdollistavat kirjausten tekemisen välittömästi tapahtuman näkyessä järjestelmässä. Näin kirjanpito voidaan pitää ajan tasalla ja kuukauden tuloslaskelma on mahdollista saada ulos parhaimmillaan jopa seuraavana päivänä kuukauden päätyttyä.
Mikäli esimerkiksi tositteita ei kuvata ja toimiteta järjestelmään välittömästi tai kirjanpitäjä viivyttelee tehtävänsä hoitamisessa, tuloslaskelman valmistumiseen voi mennä jopa 43 päivää. Päätöksenteon näkökulmasta on valtava ero, saadaanko tieto yhdessä vai 43 päivässä.
Kassa kiittää, kun prosessit on kunnossa
Kassavirtaennusteen pitäminen ajan tasalla vaatii oman työpanoksensa. Mikäli tähän ei ole toistuvaa rutiinia, kassavirtaennuste ei anna realistista kuvaa kassavarojen riittävyydestä.
Kassavarat näyttelevät kuninkaan roolia talousjohtamisessa. Talouden johtamisen prosesseja luodessa onkin syytä keskittyä optimoimaan kassavirtaa tehokkaasti. Sopimuksia tehtäessä on syytä pyrkiä edistämään sellaisia prosesseja, joissa raha saadaan sisään mahdollisimman nopeasti – mielellään etukäteen.
Laskutukseen ja perintään on syytä luoda prosessit, joilla myynnit saadaan realistoitua kassavaroiksi mahdollisimman nopeasti.
Myös rahoitusratkaisuihin on syytä luoda omat prosessinsa – miten toimitaan, jos yrityksen kassavarat on vähissä? Kun mahdollisiin rahoitustarpeisiin varaudutaan etukäteen, voidaan rahoitusneuvottelut käydä usein paremmin ehdoin kuin kassakriisin ollessa päällä.
Sähköiset järjestelmät auttavat prosessien seurannassa
Monesti talouden johtamisen prosesseja luodessa unohdetaan johdon laskentatoimi. Prosessien johtaminen tehostuu, kun yritysjohto pystyy seuraamaan olennaisia talouden mittareita mahdollisimman reaaliaikaisesti.
Mikäli tämä teksti herätti pohtimaan yrityksesi talousjohtamisen käytänteitä, jatkamme mielellämme keskustelua kanssasi. Ota yhteyttä!